PROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

24 POIN PENTING UNTUK MEMBANTU ANDA MENYELESAIKAN PROYEK APA PUN
(by: Gary R. Heerkens)

“Bersiaplah menghadapi awal yang tak mulus ketika Anda mulai mengerjakan proyek. Namun jika Anda bertahan, posisi Anda dalam kurva pengetahuan akan menanjak dengan cepat”

Seni manajemen proyek adalah seputar menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

24 Poin
1. Pahami peran manajemen proyek
2. Bangunlah tim yang solid
3. Pahami kebutuhan sebenarnya
4. Lakukan analisa keuangan
5. Lakukan pembukaan resmi
6. Berhentilah untuk mengecek realitas
7. Hentikan proyek yang tak berguna
8. Kembangkan sebuah rencana logis
9. Ciptakan ruang untuk belajar
10. Pahami dinamika tim
11. Kembangkan rencana konfigurasi
12. Kelolalah semua pemegang kepentingan dalam proyek
13. Ukurlah berdasarkan garis dasar
14. Bersikaplah objektif terhadap ancaman
15. Kelolalah saluran komunikasi yang aktif
16. Optimalkan keunggulan proyek
17. Pertimbangkan isu-isu pasca-proyek
18. Kelolalah antarmuka
19. Latihlah manajemen pribadi
20. Kenali berbagai ukuran kesuksesan
21. Gunakan dokumentasi secara bijaksana
22. Hargai perilaku tim yang luar biasa
23. Maksimalkan pembelajaran dari penutupan
24. Lakukan alih “pelajaran yang telah didapat”

Manajemen proyek adalah ilmu dan seni.
Ilmu: mempelajari cara mengenali, mengkoordinasi dan mendokumentasikan pekerjaan. Mampu bekerja dengan anggaran, taksiran waktu, dan memutuskan sumber daya apa saja yang dibutuhkan. Mampu bekerja dengan alat bantu perencanaan proyek seperti grafik Gantt, diagram jaringan, rencana kendali dan analisis nilai ekonomi.
Seni: mengembangkan pengambilan keputusan, mempelajari cara memimpin orang, memposisikan diri untuk mencari solusi yang dapat diterima dan bukan solusi yang sempurna.

1. Pahami peran manajemen proyek, yaitu mengakrabkan diri dengan lingkungan, tujuannya dapat menciptakan tim yang produktif.

Tantangan pimpinan proyek (pimpro)  memimpin orang dengan latar belakang yang berbeda-beda. Tidak punya otoritas atau kendali langsung terhadap tim. Proyek belum pernah dikerjakan sebelumnya. Spesifikasi proyek yang belum jelas.
Tetapi pimpro  mempunyai pengaruh dalam meraih tujuan.

Hal-hal yang perlu dilakukan untuk memimpin suatu proyek yang efektif:
- Kembangkan keahlian manajemen proyek
- Bangunlah keahlian antar pribadi Anda
- Bangunlah jaringan bantuan

“Aspek antar pribadi dan perilaku dalam proyek itu penting untuk meraih sukses”

2. Bangunlah tim yang solid, yaitu dengan melakukannya sendiri, tujuannya menjaga keseimbangan yang tepat antara anggota tim yang memiliki sudut pandang yang berbeda-beda.

Caranya  membuat seluruh anggota tim berpartisipasi dalam membentuk jangkauan dan definisi proyek.

Bentuk partisipasi anggota tim  biarkan tim memutuskan kapan rapat akan diadakan. Biarkan tim memutuskan bagaimana membuat keputusan.

Tugas pimpro  memastikan tidak ada yang terlewat dan menyediakan bimbingan ketika diperlukan.

Hal-hal yang perlu dilakukan untuk membantu memotivasi tim:
- Menjelaskan bahwa setiap orang itu penting
- Bangunlah rasa percaya diri tim Anda
- Kenali kinerja yang bagus

“Bukanlah ide bagus bagi Anda untuk menjelaskan dan merencanakan pekerjaan proyek sendirian, kemudian menyerahkannya kepada anggota tim untuk dilaksanakan. Mereka akan merasa diharuskan untuk menjalankan rencana Anda, bukan rencana mereka, dan kemungkinan besar kinerja mereka akan menjadi buruk”

3. Pahami kebutuhan sebenarnya, yaitu dengan menerima solusi apapun, tujuannya untuk menemukan cara lain dalam memenuhi kebutuhan dengan lebih cepat, murah, efisien, dst dari solusi semula.

Pilihan dalam menjalankan proyek  meneruskan dengan rencana semula atau mengubah rencana sesuai dengan pelajaran yang diperoleh.

Hal-hal yang perlu dilakukan untuk mengenali kebutuhan yang sebenarnya dengan mudah:
- Susunlah dokumen mengenal masalah atau peluang
- Bagikan dokumen itu
- Dapatkan izin untuk berfokus pada kebutuhan sebenarnya

“Anda tak akan tahu apakah Anda sudah memenuhi kebutuhan sebenarnya, kecuali Anda tahu apa kebutuhan itu”

4. Lakukan analisis keuangan, yaitu dengan tidak mengabaikan hasil investasi, tujuannya untuk mencapai sasaran-sasaran finansial.

Peran pimpro  menelusuri investasi keuangan dan hasilnya pada proyek mereka

Libatkan diri dalam analisis finansial dengan:
- Perkirakan uang masuk
- Perkirakan uang keluar
- Buatlah sebuah tabel arus kas

“Walaupun Anda mungkin tidak terlibat mendalam pada sebuah analisis keuangan penuh, namun sebagai manajer proyek, Anda harus memahami bagaimana analisis itu dibuat dan terminologi yang digunakan”

5. Lakukan pembukaan resmi, yaitu dengan tidak berjalan begitu saja, tujuannya untuk membantu memastikan setiap orang memulai pada titik yang sama dan berjalan pada arah yang sama.

Hal-hal yang harus dilakukan untuk melaksanakan rapat pembukaan yang sukses:
- Kenali siapa saja pemegang kepentingan yang harus hadir
- Rencanakan presentasi manajemen
- Gunakan waktu secara efektif

“Rapat pembuka dapat menyemangati tim.... dan dengan segera mempererat tim”

6. Berhentilah untuk mengecek realitas, yaitu dengan tidak bertahan pada visi awal, tujuannya agar masalah yang dihadapi proyek tidak berlarut-larut.

Tiga pemeriksaan yang membantu mengetahui apa/kapan suatu kontrak proyek perlu diubah:
- Periksalah ketika definisi masalah sudah lebih jelas
- Periksalah setelah solusi tertentu dikenali
- Periksalah sebelum melakukan penerapan penuh

“Jika hasil penelitian yang disusun dengan baik dan dilaksanakan dengan mudah menunjukkan bahwa proyek itu harus terus dilaksanakan, Anda dapat maju dengan percaya diri ke dalam fase perencanaan dan penerapan. Jika hasilnya mengecewakan, gunakan data itu untuk mendesain ulang proyek serta melakukan penelitian mudah lainnya, dan seterusnya, sampai Anda menemukan sebuah konsep yang bisa diterapkan”

7. Hentikan proyek yang tak berguna, yaitu dengan tidak menyelesaikan apa yang Anda mulai, tujuannya agar sasaran-sasaran yang ditetapkan mudah tercapai.

Hal-hal yang perlu dilakukan untuk memaksimalkan laba perusahaan pada investasi proyek:
- Waspadai perubahan penting
- Hindari istilah “kegagalan”
- Jangan biarkan inersia menang
“Proyek adalah investasi yang dibuat perusahaan Anda, dari mana mereka mengharapkan laba.... Investasi kadang memburuk. Dalam beberapa kasus, suatu proyek harus dihentikan, walaupun dalam kebanyakan kaksus tidak”

8. Kembangkan sebuah rencana logis, yaitu dengan terjun ke dalam tindakan, tujuannya agar proyek berada tetap pada jalannya dan memungkinkan menyelesaikan hasil pada waktunya dengan anggaran yaang ditetapkan.

Sebuah rencana proyek dapat sangat berguna jika Anda:
- Mulailah dengan diagram jaringan
- Susunlah rencana kendali proyek
- Kenali jalur penting

“Keluaran utama dari bagian proses perencanaan ini adalah jadwal kendali”

9. Ciptakan ruang untuk belajar, yaitu dengan memikirkan secara detail, tujuannya untuk mendapatkan gambaran yang jauh lebih jelas tentang solusi dalam menjalankan proyek.

Untuk mengarahkan Anda melewati ketidakpastian awal, tetapi menghindar dari anggapan tidak kompeten:
- Cocokkan detail rencana dengan tingkat ketidakpastiaan
- Ciptakan jangkauan
- Jadwalkan rapat “persetujuan fase”

“Tingkatkan detail pada semua dokumen Anda harus mencerminkan tingkat pengetahuan dan kepastian Anda”

10. Pahami dinamika tim, yaitu dengan mengatur secara individual, tujuannya untuk membentuk tim terbaik yang menemukan poin keseimbangan dimana anggota tim berkomitmen menggunakan talenta dan keahlian individual untuk mendukung tugas ini.

Tugas pimpro  membantu orang untuk melakukan transisi dari individu ke anggota tim

Hal-hal yang harus dilakukan untuk menjembatani individu menuju anggota tim:
- Aturlah pembagian kerja dalam rapat tim
- Temui anggota tim secara perorangan
- Jagalah perbedaan individual tetap terlihat

“Membangun tim memiliki arti lebih dari sekedar pesta pizza... Bentuk yang kuat dari pembangunan tim muncul ketika anggota tim memperluas pengetahuan mereka akan satu sama lain serta proyek tersebut pada waktu yang sama”

11. Kembangkan rencana konfigurasi, yaitu dengan mengenalkan proses sebagaimana dibutuhkan, tujuannya agar menghasilkan pedoman spesifik untuk setiap proyek yang ditangani.

Rencana kofigurasi  deskripsi tentang bagaimana Anda akan berbisnis dalam proyek

Hal-hal yang harus dilakukan untuk mengembangkan perencanaan konfigurasi:
- Rencanakan pendekatan
- Rencanakan pelaksanaan dan kendali
- Rencanakan komunikasi dan kebutuhan anggota tim

“Patut diakui, dokumentasi membutuhkan upaya besar, tetapi jika dilakukan dengan benar, dapat jauh lebih berperan sebagai teman daripada lawan”


12. Kelolalah semua pemegang kepentingan (stakeholder) dalam proyek, yaitu dengan mengelola dalam isolasi yang luar biasa, tujuannya agar proyek dapat berjalan lebih lancar.

Hal-hal yang harus dilakukan untuk mengelola relasi dengan para stakeholder adalah:
- Kenali pemegang kepentingan Anda
- Pahami kekuatan dan pengaruh Anda atas mereka
- Kembangkan strategi untuk menangani setiap pemegang kepentingan

“Tidaklah bijaksana untuk sering-sering menggunakan otoritas posisional, karena hal ini kerap mengarah pada dendam... Orang akan cenderung merespons jika Anda mengembangkan kepakaran Anda, kemampuan untuk memperoleh dukungan melalui pengetahuan atau kapabilitas yang unggul”

13. Ukurlah berdasarkan garis awal, yaitu dengan menyesuaikan target sebagaimana diperlukan, tujuannya untuk mengetahui sasaran yang telah dicapai proyek.

Tugas pimpro  membantu tim dalam mengembangkan metode untuk menangani informasi proyek

Caranya:
- Diskusikan informasi penting
- Caritahu sumber informasi
- Putuskan bagaimana memperoleh informasi

“Mengumpulkan informasi saja tidak cukup... Informasi itu harus jelas, tepat waktu, akurat, dan dapat dipercaya”

14. Bersikaplah objektif terhadap ancaman, yaitu dengan mengambil sikap serbabisa, tujuannya agar dapat memutuskan tindakan yang seharusnya diambil ketika dihadapi pada suatu ancaman.

Empat cara dalam menangani resiko:
- Menghindari ancaman
- Mengalihkan dampak resiko
- Mengandaikan resiko
- Mencegah atau mengurangi resiko

Perencanaan yang harus dilakukan dalam menangani resiko:
- Kenali resiko terbesar
- Hitung dan analisalah resikonya
- Definisikan rencana darurat

“Jika Anda mencoba memimpin suatu proyek tanpa memikirkan resiko dan ketidakpastian... Anda akan terus menghadapi banyak hal yang akan menyelewengkan Anda ke arah yang tidak direncanakan”

15. Kelolalah saluran komunikasi yang aktif, yaitu dengan membiarkan komunikasi berlangsung alami, tujuannya untuk dapat mempengaruhi para pemegang kepentingan.

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam perencanaan komunikasi:
- Pertimbangkan tujuannya
- Jadilah efisien
- Tindaklanjuti

“Menurut perhitungan, Anda menghabiskan 80 persen lebih waktu Anda untuk berkomunikasi dengan cara tertentu. Sebaiknya Anda menguasai cara melakukannya dengan benar”
16. Optimalkan keunggulan proyek, yaitu dengan mengoptimalkan keunggulan fungsional, tujuannya untuk mengembalikan kerangka referensi anggota tim dari orientasi fungsional kepada orientasi proyek.

Caranya:
- Ambillah sikap spesifik terhadap kriteria
- Gunakan data untuk membuat keputusan
- Doronglah proses pemikiran

“Sebagai seorang manajer proyek, salah satu tugas Anda adalah membentuk tim menjadi satu kesatuan yang terpadu, dan menyatukan pikiran dengan tujuan proyek yang terfokus”

17. Pertimbangkan isu-isu pasca-proyek, yaitu dengan mengelola pada saat sekarang, tujuannya untuk menghindari nasib buruk proyek di masa mendatang.

Dasar-dasar pembuatan keputusan selama proyek berlangsung:
- Pertimbangkan kepraktisan dan kemudahan
- Pertimbangkan ikatan hubungan jangka panjang
- Buatlah lebih mudah untuk melakukan “hal baru”

“Apa yang terjadi setelah proyek selesai seringkali lebih penting daripada proyek itu seniri”

18. Kelolalah antarmuka, yaitu dengan mengelola segalanya, tujuannya untuk menciptakan hubungan kerja yang sehat antara anggota tim proyek.

Untuk membantu anggota tim menggunakan waktu secara bijak maka:
- Jadikan rapat sebagai prioritas
- Doronglah interaksi sebagaimana diperlukan
- Buatlah pedoman komunikasi tim

“Tugas Anda dalam memacu kerja dan sinergi tim mungkin menuntut Anda untuk mencurahkan sebagian energi guna ‘merancang dan menggerakkan’ interaksi antaranggota tim”

19. Latihlah manajemen diri, yaitu dengan mengelola “dari luar”, tujuannya untuk meningkatkan keahlian manajemen.

Untuk meningkatkan keahlian kepemimpinan:
- Bersikaplah lebih introspektif
- Belajarlah menangani umpan balik
- Temukan seorang mentor

“Beberapa manajer proyek melakukan kesalahan dengan percaya bahwa karena mereka selalu dikelilingi oleh orang lain, mereka akan menerima umpan balik yang tiada henti... Ini tidak benar”

20. Kenali berbagai ukuran kesuksesan, yaitu dengan mengenai sasaran proyek dasar, tujuannya untuk mengetahui sejauh mana sebuah proyek dikatakan berhasil.

Ukuran kesuksesan proyek  memenuhi harapan, efisiensi proyek, keuntungan bagi pelanggan/pengguna, kinerja organisasi.

Untuk meningkatkan rasio kesuksesan di semua tingkatan perlu dilakukan:
- Perjelas semua harapan
- Pahami kebutuhan sebenarnya
- Dokumentasikan tujuan dan prestasi

“Organisasi berkinerja tinggi belajar dari kegagalan dan kesuksesan serta menggunakan pengetahuan itu untuk meningkatkan peringkat kesuksesan sedikit demi sedikit”

21. Gunakan dokumentasi secara bijaksana, yaitu dengan tidak menghindari dokumentasi, tujuannya agar proyek yang dijalankan tidak terbengkalai.

Dokumentasi harus mencerminkan hal-hal berikut ini:
- Berpikirlah seperti manajer fungsional
- Bedakan kebutuhan jangka pendek dengan kebutuhan jangka panjang
- Ikuti standar perusahaan

“Dokumentasi yang tepat itu penting untuk mendukung fungsi manajemen proyek. Karena setiap proyek itu unik, tidak ada tingkat detail spesifik yang cocok untuk semua proyek”

22. Hargai perilaku tim yang luar biasa, yaitu dengan memberikan penghargaan pada pahlawan, tujuannya untuk meningkatkan semangat kerja tim.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memberi penghargaan kepada tim:
- Hilangkan kepahlawanan individual
- Berikan penghargaan kepada tim sebagai satu kesatuan
- Libatkan tim

“Penghargaan dan pengakuan adalah salah satu aspek tersulit dari pekerjaan seorang manajer proyek.... Saya mendesak Anda untuk mempertimbangkan... bahwa proyek Anda akan lebih sukses jika anggota tim bekerja bersama untuk maju sebagai satu tim”

23. Maksimalkan pembelajaran dari penutupan, yaitu dengan menyelesaikan hal-hal yang terbengkalai, tujuannya untuk memastikan proyek benar-benar selesai sesuai sasaran/target.

Hal-hal yang harus dilakukan dalam mengakhiri proyek:
- Selesaikan pekerjaan proyek
- Permudah transisi anggota tim
- Koordinasikan hubungan pelanggan

“Fase penutupan proyek harus diberi perhatian manajemen proyek sebanyak atau lebih banyak dari fase apa pun dari proyek tersebut. Membawa proyek pada hasil akhir yang sukses membutuhkan perhatian yang besar”

24. Lakukan alih “pelajaran yang telah didapat”, yaitu dengan terus melangkah ketika proyek berakhir, tujuannya untuk memahami karakteristik pengalaman yang baik dan buruk.

Caranya  bersama tim meninjau dokumentasi tentang masalah yang berkaitan dengan manpro yang diperoleh selama proyek berlangsung. Memperluas dasar pengetahuan dengan melakukan peninjauan dan masukan dari para pemegang kepentingan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Dokumentasikan masalah dan dampaknya
- Carilah penyebabnya
- Lakukan peningkatan yang disarankan

“Jika Anda tidak membuat struktur informasi dimana orang lain dapat menerapkan pelajaran yang telah Anda dapatkan, organisasi Anda belum benar-benar beruntung”

Penutup
“Salah satu peralihan terbesar dalam sikap (dan pemikiran) yang akan Anda hadapi adalah kebutuhan untuk bergantung pada orang lain guna menyelesaikan segalanya... Anda akan segera mendapati begitu banyaknya hal yang harus Anda lakukan sendiri, sekalipun begitu, delegasi akan terbukti menjadi suatu tantangan. Memberi wewenang kepada orang lain, dan kemudian memercayai mereka untuk melakukannya, dapat menimbulkan perasaan tidak tenang”

PENGERTIAN EVAPORASI

Evaporasi secara umum dapat didefinisikan dalam dua kondisi, yaitu: (1) evaporasi yang berarti proses penguapan yang terjadi secara alami, dan (2) evaporasi yang dimaknai dengan proses penguapan yang timbul akibat diberikan uap panas (steam) dalam suatu peralatan.
Evaporasi dapat diartikan sebagai proses penguapan daripada liquid (cairan) dengan penambahan panas (Robert B. Long, 1995). Panas dapat disuplai dengan berbagai cara, diantaranya secara alami dan penambahan steam. Evaporasi diadasarkan pada proses pendidihan secara intensif yaitu (1) pemberian panas ke dalam cairan, (2) pembentukan gelembung-gelembung (bubbles) akibat uap, (3) pemisahan uap dari cairan, dan (4) mengkondensasikan uapnya.
Evaporasi atau penguapan juga dapat didefinisikan sebagai perpindahan kalor ke dalam zat cair mendidih (Warren L. Mc Cabe, 1999).
Evaporasi vs pengeringan
Evaporasi tidak sama dengan pengeringan, dalam evaporasi sisa penguapan adalah zat cair – kadang-kadang zat cair yang sangat vuskos – dan bukan zat padat. Perbedaan lainnya adalah, pada evaporasi cairan yang diuapkan dalam kuantitas relatif banyak, sedangkan pada pengeringan sedikit.
Evaporasi vs distilasi
Evaporasi berbeda pula dari distilasi, karena uapnya biasa dalam komponen tunggal, dan walaupun uap itu dalam bentuk campuran, dalam proses evaporasi ini tidak ada usaha unutk memisahkannya menjadi fraksi-fraksi. Selain itu, evaporasi biasanya digunakan untuk menghilangkan pelarut-pelarut volatil, seperti air, dari pengotor nonvolatil. Contoh pengotor nonvolatil seperti lumpur dan limbah radioaktif. Sedangkan distilasi digunakan untuk pemisahan bahan-bahan nonvolatil.
Evaporasi vs kristalisasi
Evaporasi lain dari kristalisasi dalam hal pemekatan larutan dan bukan pembuatan zat padat atau kristal. Evaporasi hanya menghasilkan lumpur kristal dalam larutan induk (mother liquor). Evaporasi secara luas biasanya digunakan untuk mengurangi volume cairan atau slurry atau untuk mendapatkan kembali pelarut pada recycle. Cara ini biasanya menjadikan konsentrasi padatan dalam liquid semakin besar sehingga terbentuk kristal.
Titk didih cairan yang diuapkan pada evaporasi dapat dikontrol dengan mengatur tekanan pada permukaan uap-cair. Artinya, jika penguapan terjadi pada temperatur tinggi, maka evaporator dioperasikan pada tekanan tinggi pula. Beberapa evaporasi dalam industri secara normal bekerja pada tekanan vacum untuk meminimalkan kebutuhan panas.
Pada proses pendidihan secara alami, perubahan titik didih sebagai perubahan temperatur dapat ditingkatkan. Beberapa tipe pendidihan yang berbeda mempunyai koefisien perpindahan panas yang berbeda pula. Tipe-tipe tersebut adalah (Bell, 1984) :
- pendidihan secara konveksi alami
- pendidihan nukleat
- pendidihan film
Pendidihan konveksi alami terjadi ketika cairan dipanaskan pada permukaannya. Pada tipe ini, koefisien perpindahan panas meningkat dengan perubahan temperatur, tetapi relatif lambat.
Pada pendidihan nukleat terbentuk gelembung-gelembung uap pada interface cairan dan padatan dari permukaan perpindahan panas. Pendidihan pada tipe ini terjadi dalam sebuah ketel atau reboiler thermosifon yang digunakan pada proses industri. Koefisien perpindahan panas pada tipe ini lebih besar.
Pendidhan film terjadi ketika perubahan temperature sangat tinggi dan penguapan terjadi secara berkesinambungan pada permukaan perpindahan panas. Koefisien perpindahan panas meningkat seiring dengan meningkatnya perubahan temperatur. Namun, nilai koefisien perpindahan panasnya lebih rendah jika dibandingkan pendidihan nukleat.

EVAPORASI

Evaporasi dapat dikatakan sama dengan distilasi dalam proses penguapan cairan, dan uap biasanya dikondensasikan untuk mendapatkan kembali cairan dengan komposisi yang berbeda.

Secara historis, evaporasi biasa digunakan sebagai teknik pembuangan limbah yang terlarut dalam larutan, slurry, dan Lumpur (sludge). Limbah dipompakan ke dalam bak dimana terjadi evaporasi akibat pengaruh dari radiasi matahari. Ketika bak/ kolam penuh berisi residu, jelas terlihat bahwa sebagian besar padatan limbah adalah tanah dan tanaman-tanaman yang membusuk.

Evaporasi dan kristalisasi juga saling berhubungan, karena dalam beberapa industri, kristalizer menggunakan prinsip evaporasi untuk mendapatkan kristal dari larutan. Dalam beberapa industri garam organik dan anorganik skala besar sangat bergantung pada evaporator-kristalizer untuk mengontrol kemurniaannya, dan distribusi ukuran partikel. Jenis-jenis produk lain yang diperoleh dengan cara ini adalah gula.

Sehungga untuk mengetahui lebih lanjut tentang evaporasi, proses-proses dan peralatan yang mendukung proses, serta aplikasinya, maka diperlukan uraian lebih lanjut.